Las mejores formas de organizar hojas de trabajo en Microsoft Excel

أفضل الطرق لتنظيم جداول البيانات في Microsoft Excel - شروحات

Microsoft Excel Es una aplicación única que se basa en el uso de hojas de cálculo para ayudarte a organizar números y datos a través de funciones y fórmulas. Hay muchas maneras diferentes de trabajar sin problemas con Excel, y con tantas ideas, es fácil hacer que sus datos estén desordenados y desorganizados.

Dicho esto, siempre hay una manera de encontrar una solución alternativa que lo ayude a organizar sus hojas de cálculo. Esto es especialmente útil para proyectos de equipo en Excel.

1. Usa los formularios

No debería perder mucho tiempo tratando de reconstruir hojas de cálculo de Excel desde cero cada vez que desee analizar sus datos. En cambio, Microsoft Excel ya incluye una amplia gama de formularios premium que han sido creados por muchos usuarios.

Solo tienes que hacer clic Archivo -> Nuevo Y elija una de las muchas plantillas que vienen con Excel. Por supuesto, es posible que tenga dificultades para encontrar un modelo que se ajuste perfectamente a su proceso de análisis de datos.

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Pero aún puede encontrar uno, donde puede formatearlo fácilmente para hacerlo mejor y más funcional para satisfacer sus necesidades.

2. Resalta datos importantes

Como con cualquier herramienta de gestión de datos, siempre debe resaltar la información más importante. Lo mismo se aplica cuando trabaja en Excel, especialmente si tiene un equipo completo trabajando en una sola hoja.

Una de las maneras más fáciles de hacer esto es crear una hoja de control donde se resumirán los puntos de datos clave.

Además, siempre debe mantener su información básica en una fuente fácil de leer mientras usa formato condicional, establece alturas y colores para celdas importantes.

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Estas son técnicas de presentación simples que harán que el análisis de los datos organizacionales sea más fluido.

3. Ordenar los datos

Una de las partes esenciales del análisis de datos es saber cómo clasificarlos. Independientemente de si desea ordenar los nombres alfabéticamente o enumerar los productos de menor a mayor precio, no importa cómo lo haga.

Ordenar sus datos lo ayudará a comprender mejor y visualizar sus datos rápidamente. Excel le permite ordenar sus datos alfabética y numéricamente, por fecha y hora. También puede optar por ordenarlos por una lista personalizada que cree, por formato, color de fuente, conjunto de iconos o incluir el color de celda.

Una vez que haya seleccionado las columnas o filas que desea ordenar, simplemente haga clic en “Ordenar y filtrar” en la pestaña “Datos” y aparecerán más opciones para ordenar sus datos. Si tiene algún problema con esto, puede consultar el tutorial en el sitio web oficial de Microsoft.

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4. ¡Usa varias hojas de papel!

Cuando esté trabajando en algo complejo o manejando mucha información en general, no olvide que Excel le permite usar varias hojas al mismo tiempo.

No necesita almacenar toda su información en una hoja de cálculo. Alternativamente, puede distribuir sus datos en varias hojas y nombrarlos en consecuencia. Esto le permitirá encontrar fácilmente toda la información que necesita.

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5. Ocultar datos innecesarios

Cuando tiene mucha información en una hoja de cálculo, puede ser difícil concentrarse en las cosas correctas. Si se ha estado perdiendo en los números, podría ser el momento de revisar sus hojas de cálculo una por una.

Si encuentra algún tipo de información que ya no es necesaria o importante, puede ocultarla. Excel tiene una función que le permite ocultar columnas, hojas o filas que ya no necesita pero que no desea eliminar o eliminar.

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Las herramientas de visualización de datos a menudo pueden enmascarar información como números aproximados y tablas de búsqueda que forman la base de sus modelos, pero no cambian.

6. Ahorre tiempo con celdas de hipervínculo

Cuando trabaje en equipo, o incluso solo, a menudo perderá tiempo buscando información específica, revisando todas las hojas de cálculo.

Pero no hace falta que sea así. Alternativamente, puede nombrar e hipervincular sus celdas importantes en sus hojas de trabajo, lo que lo guiará a través de los datos. Microsoft Excel tiene excelentes herramientas de navegación para analizar sus datos, así que asegúrese de aprovecharlas. Consulte las mejores aplicaciones y herramientas de análisis de datos que puede aprender a usar rápidamente.

7. Usa funciones y fórmulas correctamente

Dominar los conceptos básicos de las fórmulas de Excel es crucial para todos los principiantes. Microsoft Excel es una poderosa aplicación de análisis de datos según la mayoría de los estándares de la industria.

También es la aplicación preferida de analistas financieros y banqueros de inversión y para iniciar presentaciones y modelos financieros. Excel tiene funciones y fórmulas integradas diseñadas para facilitarle la vida.

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Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular el contenido de otras celdas, probar condiciones y mucho más. Aunque las funciones son valores predefinidos que realizan cálculos utilizando datos específicos, se les llama argumentos, ya sea en un orden específico o en una estructura específica. Las funciones se pueden utilizar para realizar operaciones aritméticas simples o complejas. Puede encontrar todas las funciones de Excel en la pestaña Fórmulas de la cinta:

8. Los atajos pueden ayudarte a trabajar más rápido

Una vez que esté familiarizado con las funciones y fórmulas de Excel, debe aprender los atajos básicos. Es posible que al usar métodos abreviados de teclado de Excel pueda trabajar de manera más eficiente.

Esto es especialmente cierto para los usuarios con discapacidades motoras o visuales. Los métodos abreviados de teclado son una forma más fácil de obtener los resultados que desea de Excel sin tocar la pantalla táctil ni usar el mouse.

una vez presionado otro En Excel podrás ver todos los accesos directos en la parte superior y si presionas Alt+Q , será redirigido al cuadro de búsqueda. El cuadro de búsqueda es una excelente característica que Microsoft ha agregado a sus aplicaciones, ya que le permite encontrar algo fácilmente. También puede crear atajos de teclado personalizados en Excel.

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Haz tu vida más fácil con hojas de cálculo organizadas

Hay una buena regla general para vivir cuando se habla de Microsoft Excel. Si está haciendo algo manualmente en Excel, debe saber que probablemente haya una manera más fácil de hacerlo.

Microsoft Excel se usa comúnmente en los lugares de trabajo de todo el mundo. Con cada nueva actualización, se vuelve más fácil de usar, pero también puede ser más complejo. Esto lo ayudará a conocer los conceptos básicos de las funciones y fórmulas de Excel y cómo mantener sus hojas de trabajo organizadas -Para aprovechar al máximo la aplicación.

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