Pizarra: ¿Qué es y cómo se puede utilizar?

Si alguna vez ha participado en una sesión de lluvia de ideas, probablemente ya conozca todos los problemas que pueden surgir.

Desde la desconexión hasta la presión de los compañeros y los choques de personalidad, hacer que un grupo genere buenas ideas puede ser una lucha. Harvard Business Review incluso ha ido tan lejos como para llamar a la lluvia de ideas en grupo una pérdida de tiempo.

No existe una solución perfecta para estos problemas de lluvia de ideas. Pero pizarra se acerca bastante.

La pizarra, un método de colaboración en una sesión de lluvia de ideas, ha sido una táctica popular utilizada por las empresas durante muchos años. Y ahora, las herramientas de pizarra remota, como nuestra nueva herramienta aquí en Visme, están en aumento.

Hoy desglosamos cómo la pizarra puede beneficiar a su equipo, cómo llevar a cabo una sesión de pizarra para maximizar sus resultados y las mejores opciones de pizarra remota (incluida una nueva función de Visme).

Aquí está todo lo que necesitas saber.

¿Qué es la pizarra?

Whiteboarding es el proceso de colaborar en una sesión de lluvia de ideas utilizando una pizarra, ya sea virtualmente o en persona. Utilizadas por equipos de todo el mundo durante muchos años, estas sesiones tienen como objetivo estimular la creatividad a medida que los equipos intercambian ideas nuevas o buscan resolver un problema.

Su sesión de pizarra no tiene que incluir una pizarra real. Algunos equipos prefieren usar una hoja grande de papel clavada en la pared. Otros llevan a cabo sesiones de pizarra virtual, utilizando un software de videoconferencia para “dibujar” en una pizarra virtual.

Independientemente de cómo estructure su sesión de pizarra, la idea es crear un entorno colaborativo de intercambio de ideas en el que los participantes tengan una visión clara de las ideas que se debaten.

Cómo la pizarra puede beneficiar a su equipo

Hay una serie de problemas con los que te puedes encontrar durante una sesión de lluvia de ideas. La buena noticia es que la pizarra resuelve la mayoría de ellos.

¿Los participantes no están comprometidos? La imagen en tiempo real en la pizarra los atraerá. ¿Las personas no pueden seguir la conversación o recordar lo que se dijo? Todo está justo delante de ellos. ¿Tienes dificultades para reunir un equipo remoto? Hay una variedad de herramientas de pizarra remota disponibles en la Web.

La pizarra es beneficiosa porque proporciona una organización visual de las ideas. Esto fomenta la creatividad, ayudando a los participantes a generar más y más conceptos o sugerencias relacionados.

12 consejos para una sesión de pizarra eficaz

Hay formas incorrectas y correctas de ejecutar una sesión de pizarra. Lleve a cabo una sesión de pizarra eficiente y efectiva y asegúrese de obtener los beneficios siguiendo estos consejos.

1. Venga preparado

Su sesión se ejecutará de manera más eficiente si informa a los miembros del equipo el objetivo de la sesión con anticipación. Esto le da a cada persona tiempo para prepararse individualmente, algo que es especialmente beneficioso para las personas a las que no les va bien en el momento y necesitan pensar primero en un problema.

2. Seleccione un facilitador

Un facilitador o moderador es una persona que puede guiar la reunión. Su trabajo es ayudar a los participantes a mantenerse enfocados y en el tema. El facilitador también podría ser responsable de tareas como resumir los resultados y asignar tareas después de la sesión.

3. Invita a las personas adecuadas

Incluya personas cuyas posiciones sean relevantes para el problema en cuestión. Pueden ser de diferentes departamentos o de la misma área dependiendo de lo que esa sesión específica intente lograr.

Limítese a 4-8 personas en total para cada sesión de pizarra. Cuantas más personas incluya un grupo, más fácil será que la conversación se desvíe o que algunos participantes nunca tengan la oportunidad de hablar.

4. Fomente la discusión

Si bien debe haber un facilitador que dirija la discusión, esa persona no necesita monopolizar la conversación. Todos tienen ideas valiosas para compartir, por eso fueron invitados. El facilitador puede ayudar a asegurar que la discusión avance de manera organizada.

Por ejemplo, rodee la mesa y deje que las personas hablen una por una. O los participantes pueden levantar la mano y esperar a que los llamen. Todos deben sentirse cómodos compartiendo sus ideas. Pero desea asegurarse de que las personas no hablen entre sí.

5. Mantente enfocado

Defina un objetivo claro para cada sesión, describiendo qué problema debe resolver la sesión o la idea que debe surgir. Notifique a los participantes de este objetivo con anticipación.

Cuando comience la sesión, también puede escribir el objetivo en la parte superior de la pizarra como un recordatorio claro para todos. Si el grupo se desvía del camino, el trabajo del facilitador es guiar suavemente a los participantes de regreso al tema en cuestión.

6. Que todos participen

Permita que los participantes se acerquen y escriban o dibujen en la pizarra mientras comparten sus ideas. Esto les da a los miembros del equipo un sentido de propiedad, ayudándolos a sentirse más conectados con el proyecto y confiados en sus propias contribuciones.

7. Organizar Ideas

Si la pizarra se llena de ideas y pensamientos, vale la pena hacer una pausa y reorganizar rápidamente las ideas en algún tipo de estructura lógica, como columnas o secciones. Esto hará que sea más fácil para todos asimilar la información de un vistazo.

8. Usa imágenes

Anime a las personas a dibujar diagramas o ilustraciones en la pizarra para visualizar sus ideas. Es más probable que las personas comprendan y retengan información cuando se presenta de manera visual: las investigaciones muestran que los humanos pueden tardar menos de 300 milisegundos en comprender el significado de una visualización.

9. Borrar contenido irrelevante

Borrar cualquier contenido que se vuelva irrelevante en el transcurso de la sesión mantendrá la pizarra visualmente despejada y le brindará espacio para concentrarse en nuevas ideas.

Sin embargo, es posible que desee anotar esta información en otro lugar en caso de que la necesite más adelante. Asigne a una persona para que tome notas, escribiendo todo lo que se menciona en un bloc de notas o en su computadora portátil (o simplemente tome una foto de la pizarra antes de que se borre).

La información se puede compartir con todos los presentes después de la reunión en caso de que genere más ideas o alguien quiera revisar las notas.

10. Mantén las cosas cortas

No alargue la sesión por mucho tiempo. 15-30 minutos es el mejor marco de tiempo para mantener a todos enfocados y encaminados; una sola sesión no debería durar más de una hora. A menudo, a las personas se les ocurren más y mejores ideas cuando sienten que tienen una fecha límite.

Si sus sesiones de pizarra se prolongan demasiado, intente establecer metas más pequeñas o menos objetivos para cada una de ellas para reducir parte de ese tiempo adicional.

11. Comparte ideas

Cuando termine su sesión de pizarra, escriba o escriba las ideas más importantes que surgieron de la sesión, organizando la información en un resumen conciso. Luego distribuya una copia de este resumen a todos los que estuvieron en la reunión.

12. Asignar tareas

Una vez que se le hayan ocurrido algunas ideas, actúe. Asigne a cada miembro del equipo una tarea específica para completar en función de lo que se decidió durante la sesión. Esto mantendrá el proyecto en la mente de los empleados en el futuro.

3 consejos para sesiones de pizarra remota

1. Grabar la reunión

A veces, enviar un resumen de los resultados de la reunión no es suficiente. Compartir una grabación de audio o video de la reunión permite a las personas escuchar cada palabra que se dijo. La mayoría de los softwares o herramientas de pizarra tienen una función de grabación incorporada: comience a grabar con un clic y luego exporte automáticamente el archivo de video después de la reunión.

2. Centrarse en la seguridad

Cualquier herramienta que elija debe cifrar las reuniones para mantenerlas privadas. No desea que la sesión privada de su empresa sea vulnerable a los piratas informáticos. Proteger su sala de reuniones con una contraseña y usar una sala de espera virtual son otras dos mejores prácticas de ciberseguridad.

3. Enciende tu cámara

A menudo, tenemos la tentación de dejar nuestras cámaras web apagadas cuando trabajamos desde casa. Pero alentar a los miembros del equipo a encender sus cámaras hará que el proceso de colaboración sea mucho mejor. Verse las caras ayuda a fomentar la comunicación y las ideas entre grupos de personas. El 87% de los miembros remotos del equipo dicen que se sienten más conectados con sus colegas cuando usan videoconferencias.

Las 5 mejores herramientas de pizarra para equipos

Ejecute su próxima sesión de pizarra remota con una de estas herramientas de pizarra ideales para equipos remotos.

1. Visme

La nueva función de pizarra de Visme te permite intercambiar ideas con tu equipo en una sesión en vivo.

Además, nuestra opción de colaboración de diseño facilita la colaboración con su equipo de principio a fin. Con la confianza de marcas líderes como Intuit e IBM, las herramientas de colaboración de Visme permiten que su equipo trabaje en conjunto en los diseños, manteniendo a todos informados a medida que avanza el proyecto.

Los colaboradores pueden fijar, circular, señalar o dibujar en cualquier parte de su diseño de Visme para dejar comentarios. Luego puede finalizar el diseño y descargarlo, publicarlo en la web o incrustarlo en una página web existente.

2. Ampliar

Todo el mundo conoce Zoom, pero no todo el mundo sabe que esta popular herramienta de videoconferencia tiene una opción de pizarra integrada. Acceda a la pizarra haciendo clic en “Compartir pantalla” y luego en “Pizarra”.

Una barra de herramientas le brinda varias opciones, como agregar texto, dibujar, borrar, limpiar la pizarra y más. Puede elegir si permite o no que otros participantes de la reunión también utilicen estas funciones. También es fácil guardar toda la pizarra al final.

3. Pizarra de Microsoft

Microsoft Whiteboard es un lienzo colaborativo diseñado para fomentar reuniones eficaces. Las notas, formas, plantillas y más le permiten a su equipo visualizar ideas y trabajar de manera más creativa.

Microsoft Whiteboard está habilitado de forma predeterminada para la mayoría de los usuarios de Office 365 y Microsoft 365, incluso en Microsoft Teams. Puede compartir la pizarra con todos los participantes de la reunión y acceder a la misma después de la reunión para continuar trabajando en ella.

4. Miró

El lienzo y la pizarra web infinitamente ampliables de Miro le permiten planificar proyectos desde todos los ángulos.

Con más de 30 millones de usuarios en todo el mundo, Miro ofrece una experiencia de colaboración atractiva e intuitiva, que se integra con herramientas populares como Dropbox, Slack y Google Suite. También tiene la opción de agregar controles avanzados de seguridad y cumplimiento.

5. Tabla de surf

Ziteboard es un software de colaboración limpio para empresas en línea.

Vea el panorama general de cualquier flujo de trabajo, estructura alámbrica o prototipo con Ziteboard conectando a su equipo remoto. Los usuarios pueden cargar fácilmente archivos o imágenes, iniciar un chat de video o audio y exportar sus pizarras como imágenes de alta resolución o PDF.

Use la pizarra para generar ideas con su equipo

Está claro que la pizarra es un método efectivo para cualquier equipo, y cuando sabe cómo ejecutar una sesión de pizarra, puede sacar el máximo provecho de estas sesiones de lluvia de ideas.

Usa las herramientas de colaboración de diseño y pizarra de Visme para hacer el trabajo fácil y rápido, dando vida a las ideas en menos tiempo.

0 Shares:
You May Also Like